Privacy Policy

Inleiding

Bedankt voor uw bezoek aan onze website. Wij zijn blij met uw belangstelling in ons vastgoedhuis.

Bij ons kan u rekenen op een kwalitatieve dienstverlening, waarbij de bescherming van uw persoonsgegevens uiterst belangrijk is voor ons. Wij stellen alles in het werk om uw privacy te beschermen en ervoor te zorgen dat u uw persoonsgegevens veilig aan ons kunt toevertrouwen. Zo gaan wij steeds op een verantwoorde en discrete manier om met persoonsgegevens en werden passende maatregelen genomen om verlies, wijzigingen, toegang door onbevoegden en/of elke andere onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens te vermijden.

Wij willen transparant zijn over hoe wij (als verwerkingsverantwoordelijke) uw persoonsgegevens verwerken en wat wij met uw persoonsgegevens doen. Meer informatie daarover leest u in deze privacyverklaring. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle apparaten, platforms of andere online toepassingen van Dewaele Vastgoedgroep die een verwijzing of koppeling naar deze privacyverklaring bevatten, en ongeacht of u gebruikt maakt van een computer, mobiele telefoon, tablet of ander smart apparaat om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Wie zijn wij?

Dewaele Vastgoeddiensten NV, met zetel te 8870 Izegem, Ambachtenstraat 33 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0679.481.139 (hierna, ‘Dewaele Vastgoedgroep’, ‘wij’ of ‘we’).

U kan ons contacteren via de volgende contactgegevens:

Adres: Ambachtenstraat 33, 8870 Izegem, België

E-mail: privacy@dewaele.com

Wij verwerken uw persoonsgegevens steeds volgens de geldende wettelijke bepalingen voor de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna, de ‘AVG’), en de toepasselijke nationale uitvoeringswetgeving.

Enkele begrippen toegelicht

Voor de toepassing van deze privacyverklaring wordt onder ‘persoonsgegevens’ verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meerdere elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Het gaat met andere woorden om alle informatie op basis waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. Daartoe behoren bijvoorbeeld uw naam, voornaam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres, maar ook uw IP-adres of foto.

Het begrip ‘verwerken’ is heel ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, combineren, archiveren en wissen van gegevens.

Onder “sollicitanten” wordt elke persoon verstaan die via een sollicitatieformulier op de website of via een ander kanaal een verzoek naar Dewaele Vastgoedgroep heeft gestuurd, om te solliciteren voor een functie binnen Dewaele Vastgoedgroep

Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens (“verwerkingsverantwoordelijke”)

Dewaele Vastgoeddiensten NV is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij zijn, zoals de AVG het noemt, de “verwerkingsverantwoordelijke” van uw persoonsgegevens. Dit betekent concreet dat wij, eventueel samen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens vaststellen.

Let wel: op onze website kan verwezen worden naar toepassingen, diensten en websites van derden (zie bijvoorbeeld titel “Delen van persoonsgegevens?”). Voor meer informatie over hoe deze derde partijen omgaan met persoonsgegevens, verwijzen wij u door naar de (privacy)verklaringen van deze partijen op hun respectievelijke websites. Wij oefenen evenwel geen enkele invloed uit op de inhoud van die (privacy)verklaringen en/of de gegevensverwerkingen, noch op de inhoud van diens websites.

Van welke categorieën van betrokkenen verwerkt Dewaele Vastgoedgroep persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van websitebezoekers, klanten, leveranciers, sollicitanten en andere personen die met ons in contact staan (bv. via onze apps, door gebruik te maken van ons platform (desgevallend via Dewaele DIY).

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen onder meer persoonsgegevens wanneer u:

• onze website bezoekt;
• ons contacteert per e-mail, telefoon of via het contactformulier op de website;
• zich inschrijft op onze nieuwsbrief;
• ons volgt via sociale media-kanalen;
• een overeenkomst met ons sluit;
• een schattingsaanvraag indient;
• een automatische zoekopdracht instelt;
• zich registreert op “Mijn Dewaele”;
• zich registreert op het platform via Dewaele DIY;
• een document download op de website;
• een bezoek registreert;
• een verhuuraanvraag indient;
• bij ons solliciteert via het sollicitatieformulier op de website;
• een rendementsverslag opvraagt;
• een aanvraag indient inzake vakantieverhuur.

Wij beogen geen persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar. Deze jongeren mogen zonder toestemming van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt, geen persoonsgegevens aan ons doorgeven of een toestemmingsverklaring afleggen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij, waarom, gebaseerd op welke rechtsgrond en hoelang?

In onderstaande tabel leest u:

• kolom 1: welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken;
• kolom 2: waarom wij dit doen (de ‘doeleinden’);
• kolom 3: op welke rechtsgrond de verwerking is gebaseerd; en
• kolom 4: hoelang wij de persoonsgegevens bewaren (de ‘bewaartermijn’).

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken die u rechtstreeks aan ons verstrekt, die wij via derden ontvangen of die wij verkrijgen op basis van uw gebruik van onze diensten. Voorts kunnen wij via specifieke tools, voor zover uw hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven, gegevens over uw gedrag en voorkeuren tracken via de website en aanwenden.

Elke verwerkingsactiviteit van uw persoonsgegevens gebeurt voor één of meerdere specifieke doeleinden. Wij verwerken enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn in het kader van het beoogde doeleinde.

Daarnaast is er steeds een aantoonbare rechtsgrond voor elke verwerking. De toepasselijke rechtsgrond, die u terugvindt in de derde kolom ‘rechtsgrond’, heeft de volgende betekenis:

• ‘Toestemming’: u heeft toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden;
• ‘Overeenkomst’: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent;
• ‘Gerechtvaardigd belang’: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen;
• ‘Wettelijke verplichting’: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons als verwerkingsverantwoordelijke rust. Let wel: de wettelijke verplichtingen die op ons als verwerkingsverantwoordelijke rusten kunnen onderhevig zijn aan veranderingen.

Uw privacyrechten

Om u meer controle te geven over de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over heel wat rechten. Deze rechten zijn, onder andere, vastgelegd in artikelen 15-22 AVG.

U beschikt over de volgende rechten:

• Het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken (art. 15 AVG):

U heeft het recht om op ieder ogenblik van ons te vernemen of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken. Als wij ze verwerken, dan heeft u het recht om deze persoonsgegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:

1. de verwerkingsdoeleinden;

2. de betrokken categorieën van persoonsgegevens;

3. de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);

4. de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;

5. het bestaan van uw privacy rechten;

6. het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;

7. de bron van de persoonsgegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen;

8. het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Als wij u geen toegang kunnen geven tot uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld omwille van wettelijke verplichtingen), laten wij u weten waarom dat niet mogelijk is.

Ook kan u een kosteloze kopie verkrijgen van de verwerkte persoonsgegevens in een begrijpelijke vorm. Let wel, wij kunnen een redelijke vergoeding vragen om onze administratieve kosten te dekken voor elke bijkomende kopie die u opvraagt.

• Het ‘recht op vergetelheid’ (het recht om ons te vragen om uw persoonsgegevens te wissen) (art. 17 AVG):

U kan ons in bepaalde gevallen vragen om uw persoonsgegevens te wissen. In dit geval dient u er evenwel rekening mee te houden dat wij u geen service meer kunnen bieden indien u dat wenst. Houd er ook rekening mee dat uw recht op vergetelheid niet absoluut is. Wij hebben het recht om uw persoonsgegevens te blijven bewaren wanneer dat nodig is voor, onder meer, de uitvoering van de overeenkomst, de naleving van een wettelijke verplichting of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. We zullen u daarover nader informeren in ons antwoord op uw verzoek.

• Het recht op verbetering en aanvulling (art. 16 AVG):

Wanneer uw persoonsgegevens onjuist, verouderd of onvolledig zijn, kan u ons vragen om deze onjuistheden of onvolledigheden te laten verbeteren.

• Het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens (art. 20 AVG):

Ook heeft u het recht om, onder bepaalde voorwaarden, de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt voor de uitvoering van de overeenkomst of waarvoor u toestemming heeft gegeven, door ons te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover het technisch mogelijk is, bezorgen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks aan de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke.

• Het recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG):

Indien één van de volgende elementen van toepassing is, kan u ons verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:

1. u betwist de juistheid van die persoonsgegevens (in dit geval wordt het gebruik ervan beperkt gedurende een periode die ons in staat stelt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren);

2. de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig;

3. wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar u heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

4. zolang er geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking, kan u verzoeken om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.

• Het recht van bezwaar (art. 21 AVG):

U kan op grond van uw bijzondere situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, indien deze verwerking kadert in ons gerechtvaardigd belang of in de vervulling van een taak van algemeen belang. Wij staken in dat geval de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij we dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan die van u, of wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

• Het recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden (artikel 22 AVG):

U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een besluit dat is genomen uitsluitend op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en die u aanzienlijk treft of juridische gevolgen heeft en die zonder substantiële menselijke tussenkomst tot stand komt.

In drie situaties kan u zich niet op dit recht beroepen:

1. als een wet dit toelaat (bijvoorbeeld ter voorkoming van belastingfraude);

2. als de besluitvorming berust op een uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene; of

3. als dit noodzakelijk is voor de totstandkoming, of de uitvoering van een overeenkomst (let wel, hierbij maken wij steeds geval per geval een afweging of er minder privacy invasieve methoden bestaan om de overeenkomst te sluiten of uit te voeren).

• Het recht om uw toestemming in te trekken (art. 7 AVG):

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming te allen tijde weer intrekken op eenvoudig verzoek.

Uitoefenen van uw rechten

Om deze rechten uit te oefenen, kan u ons per e-mail contacteren op het volgende e-mailadres: privacy@dewaele.com.

Om uw identiteit te kunnen nagaan, vragen wij u om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart mee te sturen.

U kan al deze rechten kosteloos uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld vanwege het repetitieve karakter). In dat geval hebben wij het recht om u een redelijke vergoeding aan te rekenen of te weigeren om gevolg te geven aan je verzoek.

Delen van persoonsgegevens

1. Binnen Dewaele Vastgoedgroep

Dewaele Vastgoedgroep behandelt uw Persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw persoonsgegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

Binnen onze onderneming, zien wij erop toe dat uw persoonsgegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor personen die deze nodig hebben om te voldoen aan de contractuele en wettelijke verplichtingen. Let wel: in het kader van de opleiding van onze stagiairs-vastgoedmakelaars worden uw persoonsgegevens mogelijks opgenomen in onze stagetool. Dit betekent dat uw persoonsgegevens mogelijks zichtbaar zijn voor onze stagiairs-vastgoedmakelaars (en eventueel ook gebruikt kunnen worden bij de mondelinge bekwaamheidsproef op het BIV).

Dewaele Vastgoedgroep kan uw persoonsgegevens toezenden aan andere entiteiten gelieerd aan Dewaele Vastgoedgroep die Dewaele Vastgoedgroep bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten

1. Buiten Dewaele Vastgoedgroep

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend doorgeven aan derden conform de wettelijke bepalingen, wanneer u daarvoor toestemming heeft verleend of wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening.

In sommige gevallen is Dewaele Vastgoedgroep bij wet verplicht om uw persoonsgegevens te delen met derden, waaronder:

• Overheden, instanties belast met controle en toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om te communiceren/informatie over u door te zenden, zoals de fiscale administratie, de Gegevensbeschermingsautoriteit etc.

• Gerechtelijke/onderzoeksinstanties zoals politie, procureurs, rechtbanken, arbitrage-/bemiddelingsorganen op hun uitdrukkelijk verzoek

Dewaele Vastgoedgroep kan uw persoonsgegevens tevens overdragen aan dienstverleners om te helpen met:

• Het ontwerp en behoud van computerapparatuur en internetapplicaties (onder andere het Dewaele DIY platform);

• De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie;

• Voorbereiding van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten;

• Rentmeesterschap en syndic-beheer;

• Betalingsfaciliteiten;

• Aanbieden van ondersteuning inzake vakantieverhuur;

• Opvragen van EPC attesten;

• Aanvraag asbest attest;

• Organisatie van uw verhuis (via “Mijn Verhuis”);

• Beantwoording van de schattingsaanvraag.

Door bijvoorbeeld een aanvraag te doen inzake vakantieverhuur, gaat u ermee akkoord dat wij uw gegevens doorgeven aan de dienstverlener die ons hierin ondersteunt.

Voorts merken we op dat u, voor wat betreft de aanmaak van een huurprofiel om een bezoekaanvraag in de plannen, wordt doorgelinkt naar de website “mijnhuurprofiel.be” van Rentio NV. De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om een digitaal huurprofiel aan te maken zullen door Rentio NV worden verwerkt overeenkomstig haar privacyverklaring en worden vervolgens naar ons doorgestuurd. Indien u meer wenst te weten over de wijze waarop Rentio NV uw persoonsgegevens verwerkt, gelieve dan de privacyverklaring van Rentio NV te lezen.

Mits u hiermee instemt, maakt Dewaele Vastgoedgroep uw persoonsgegevens ook over aan online en sociale netwerkproviders, die Dewaele Vastgoedgroep gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten. Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van incasso of procesvoering aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

Waar nodig zal Dewaele Vastgoedgroep de persoonsgegevens van de sollicitant doorgeven aan haar sociale partners (zoals het sociaal secretariaat SD Worx). Dit zal het geval zijn wanneer de sollicitant een functie binnen Dewaele Vastgoedgroep wordt aangeboden. Tevens bewaren wij de gegevens van de sollicitant (voor de duur zoals vermeld in de tabel onder titel “Welke persoonsgegevens verwerken wij, waarom, gebaseerd op welke rechtsgrond en hoelang?”) op het platform van mPleo.

In de hiervoor genoemde gevallen levert Dewaele Vastgoedgroep de nodige inspanningen om ervoor te zorgen dat deze derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Bovendien gaan wij na of deze derden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze gebruiken, doch wij bieden hiervoor geen enkele garantie. Afhankelijk van onze specifieke contractuele verhouding sluiten we de nodige overeenkomsten met deze derde partijen.

Doorgiften aan derde landen

We geven uw persoonsgegevens in principe niet door aan verwerkers of verwerkingsverantwoordelijken in derde landen en wij bewaren uw persoonsgegevens binnen de EER.

Voor zover dergelijke doorgiften toch nodig zouden zijn, nemen wij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens in hoge mate worden beschermd en dat alle doorgiften van persoonsgegevens buiten de EER rechtmatig plaatsvinden. Indien er een doorgifte plaatsvindt naar een land buiten de EER, waarvoor de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat het land een passend niveau van bescherming biedt, is de doorgifte steeds onderworpen aan een overeenkomst die voldoet aan alle vereisten voor doorgiften aan derde landen, zoals passende waarborgen en de goedgekeurde standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn vastgesteld door de Europese Commissie.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij hebben redelijke en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen toevallige dan wel opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of toegang door onbevoegde personen. Zo bewaren wij uw persoonsgegevens steeds op een beveiligde plaats zodat derden geen toegang hebben tot uw persoonlijke gegevens.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang deze noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van het beoogde doel (zoals aangegeven in de tabel hierboven).

U dient er rekening mee te houden dat tal van (wettelijke) bewaartermijnen ertoe leiden dat persoonsgegevens opgeslagen (moeten) blijven. Voor zover geen bewaarplicht bestaat, worden de gegevens routinematig gewist nadat het doel waarvoor ze zijn verzameld, is verwezenlijkt.

Daar komt bij dat wij persoonsgegevens kunnen bewaren als u ons hiervoor toestemming heeft verleend (bijvoorbeeld indien u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief) of als het mogelijk is dat wij deze gegevens nodig hebben in het kader van een rechtsvordering. In dat laatste geval dienen we bepaalde persoonsgegevens te gebruiken als bewijsmiddelen. Met dat doel bewaren we bepaalde persoonsgegevens overeenkomstig de wettelijke verjaringstermijn, die tot dertig jaar kan bedragen; de gebruikelijke verjaringstermijn in verband met persoonlijke rechtsvorderingen bedraagt tien jaar.

Klachten?

We doen ons uiterste best om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kan u dit aan ons melden via onze contactgegevens zoals vermeld in het begin van deze privacyverklaring, zodat wij hier zo snel mogelijk aan kunnen tegemoetkomen.

U kan ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. De autoriteit die toezicht houdt op onze organisatie is de Gegevensbeschermingsautoriteit, met volgende contactgegevens:

Website:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be

Heeft u nog vragen?

Dan mag u steeds contact met ons opnemen via telefoon, e-mail of per brief. Wij beantwoorden graag uw vragen.

Wijzigingen

Om tegemoet te komen aan feedback of om veranderingen in onze verwerkingsactiviteiten te weerspiegelen, kunnen we deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wij nodigen u dan ook uit om steeds de laatste versie van deze verklaring te raadplegen op onze website.